Les Centres Médicaux Mieux-Être s’engagent à tout mettre en œuvre pour respecter et protéger votre vie privée, ainsi que celle de ses employés, patients, et autres parties intéressées. Nous reconnaissons l’importance de faire preuve de transparence quant à l’utilisation, la protection et la durée de conservation des renseignements personnels que vous nous transmettez.

Cette politique détaille comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site web et nos services, ainsi que vos droits à cet égard.

Note : Cette politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers, incluant ceux auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur notre site Internet. Si vous consultez un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques que nous vous invitons à consulter avant de soumettre vos renseignements personnels.

L’expression « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, nom, prénom, âge, ville, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro d’assurance maladie, date de naissance et informations financières (y compris les informations bancaires et relatives aux cartes de crédit).

En communiquant avec nous, en utilisant les services des Centres Médicaux Mieux-Être et en naviguant sur notre site Internet, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique.

Les Centres Médicaux Mieux-Être recueillent les informations personnelles des patients afin de fournir des soins de santé de qualité. Voici les informations personnelles que nous recueillons et à quelles fins, selon nos différents services.

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• Consultations en clinique :

  • Nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’assurance maladie valide et informations médicales pertinentes.

  • Ces informations sont nécessaires pour votre dossier médical et pour la communication avec vous.

  • Les informations et renseignements personnels sont stockés dans votre dossier médical électronique Medfar. Les données de ce dernier sont stockées dans des serveurs situés au Québec.

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• Site web des Centres Médicaux Mieux-Être :

  • Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, vous consentez à nous fournir votre adresse courriel, votre nom et prénom ainsi que toutes informations pertinentes à votre demande. 

  • Lorsque vous nous envoyez un document (référence, requête, etc.), vous consentez à ce que les informations contenues dans ce document soient indexées à votre dossier et utilisées afin d’effectuer votre demande en lien avec le document acheminé. 

    • Si vous nous envoyez un document pour une tierce personne, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir et d’utiliser les renseignements. 

  • Les photos et témoignages du personnel qui ont été recueillis avant la fin d’emploi demeurent sur le site de CMME à moins que l’employé.e ou ex-employé.e en fasse la demande. 

    • Ceci s’applique également à nos réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.)

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• Service de recrutement :

  • Lorsque vous envoyez des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre nom, prénom, adresse courriel, adresse civique et numéro de téléphone, contenus dans votre curriculum vitae et/ou votre lettre de motivation. Vos renseignements personnels sont conservés lors du processus d’embauche dans des dossiers sécurisés disponibles aux employés des ressources humaines.

De manière générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes:

• Prestation de services médicaux;

• Diagnostic et traitement;

• Facturation;

• Communications avec d’autres professionnels de la santé impliqués dans les soins du patient et avec son consentement.

• Répondre de notre mieux à votre demande/besoin;

• Assurer le bon fonctionnement de nos services;

• Évaluer et améliorer la qualité de nos services;

• Offrir de la formation à notre équipe médicale;

• Veiller au respect de nos obligations légales, fiscales et réglementaires;

• Envoyer des infolettres ou vous informer de nouveaux services offerts;

• Recruter du personnel;

• La production de statistiques et de rapports annuels.

• Etc.

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Exceptionnellement, lorsque nous avons des raisons de penser que la vie ou le développement d’une personne est en danger immédiat, il est possible que vos informations personnelles soient utilisées pour contacter les services d’urgence. 

Note : Nous nous assurons que toutes les données utilisées à des fins d’évaluation de notre personnel ne contiennent plus d’informations telles que noms, prénoms, régions, villes, adresses courriel, lieux, etc.

Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Après ce délai, vos renseignements personnels seront automatiquement détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.
 

• Services médicaux :

Le dossier médical est considéré actif lorsque la dernière inscription date de moins de 5 ans. La portion du dossier actif datant de moins de 5 ans doit être conservée. De même, la portion du dossier actif qui date de plus de 5 ans peut être détruite à l’exception :

• Des rapports d’anatomopathologie;

• Des rapports d’endoscopie;

• Des comptes rendus opératoires et d’anesthésie de chirurgies majeures;

• De tout autre document identifié par l’Association canadienne de protection médicale (ACPM) ou par l’assureur privé.

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L’épuration d’un dossier actif et la destruction d’un dossier inactif ne sont pas une obligation. Le médecin peut, s’il le souhaite, conserver des éléments d’un dossier au-delà du délai minimal prescrit par règlement. Si vous désirez que nous détruisions votre dossier médical après 5 ans d’inactivité, veuillez communiquer avec nous via notre formulaire de contact.

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• Conservation des données bancaires (si un paiement est effectué).

  • Lorsque nous vous contactons pour effectuer un paiement par téléphone ou en succursale, soyez assuré que ces informations ne sont pas conservées dans votre dossier médical.

  • Nous conservons une trace de chaque transaction selon la législation en vigueur. 

  • Nous vous donnerons toujours l’option de recevoir un reçu papier ou électronique, et ce pour chaque transaction.

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• Employé.e.s après l’emploi : les informations relatives à l’employé.e seront définitivement supprimées après 10 ans. Les informations relatives à l’employé.e sont archivées sur les plateformes utilisées par l’ensemble de la compagnie et demeurent accessibles uniquement aux employé.e.s des ressources humaines. L’ensemble de ces données sont conservées dans des dossiers protégés par des accès limités et une double authentification.
   

• Communication : lorsque vous vous inscrivez sur nos listes d’envoi, nous conservons votre courriel pour une période de 36 mois et conformément à la loi anti-pourriel, nous vous désinscrivons après 36 mois et/ou si nous vous signifiez vouloir être désabonner de nos listes d’envoi.
   

• Vous serez informé de tout changement dans notre politique de confidentialité et conditions d’utilisation, si vous êtes abonné à l’une de ces listes.

  • Les communications entre patient et médecin effectuées via le portail patient restent dans cet environnement jusqu’à temps que vous décidiez de supprimer votre compte.

Les patients ont le droit d'accéder à leurs informations personnelles et de demander des corrections si nécessaire. Les demandes d'accès doivent être soumises par écrit au responsable de la confidentialité.

Pour toute demande de copie de votre dossier médical, vous devez contacter le secrétariat de votre clinique afin de remplir un formulaire de consentement afin de communiquer des renseignements contenus au dossier médical. Ce formulaire vous sera fourni par CMME. Pour toute demande de modification de vos renseignements personnels contenus dans votre dossier médical, veuillez communiquer avec le secrétariat de votre succursale.

Vous pouvez également avoir accès à plusieurs informations concernant votre dossier médical sur le carnet santé.

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. En outre, si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels par courriel ou par le biais d’un formulaire disponible sur notre site Internet, nous utiliserons uniquement l'information requise pour répondre à votre message et permettre d’y donner suite, en nous assurant d’en préserver la confidentialité.
 
Nous prenons également des mesures de sécurité organisationnelles, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre leur perte, vol, accès, utilisation et communication non autorisés. Par exemple, nous veillons à restreindre l’accès à nos bureaux et à nos équipements informatiques, en plus de sensibiliser notre personnel à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès. Pour les applications applicables, nous utilisons l’authentification à deux facteurs. Nous validons également que nos partenaires d’affaires ont de solides de systèmes de protections des renseignements personnels et des données en place et que ces dernières soient maintenues de façon régulière et conformément aux normes en vigueur.

Les renseignements personnels des patients que nous recueillons sont hébergés sur des serveurs sécurisés au Québec. L’ensemble des fournisseurs technologiques avec qui nous faisons affaire pour ces services sont au Québec, vos données ne quittent donc jamais le territoire.

Pour ce qui est de notre outil RH pour les employé.e.s de CMME, les Renseignements personnels sont stockés de manière sécurisée chez Amazon Web Services (AWS) sur des serveurs situés au Canada ou au sein de l’Union européenne. Tous les Renseignements personnels sont cryptés sur les supports de stockage.

Certains de nos outils et fournisseurs de services sont basés à l’extérieur du Québec, mais se conforme aux normes et législations en vigueur. 

De plus, lorsque vos renseignements personnels sont ainsi communiqués hors du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs de vie privée et nous mettons en place des engagements contractuels afin de protéger la confidentialité de ces renseignements.

Vos renseignements personnels sont uniquement accessibles à nos employé.e.s et mandataires dont les fonctions le requièrent. Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tiers, lorsque la loi l’exige, ou encore avec des fournisseurs de services. Par exemple, les partenaires de soins de santé, tels que les spécialistes et les laboratoires, peuvent recevoir des informations nécessaires à la prestation de services médicaux. Dans ce dernier cas, nous prenons les mesures nécessaires afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels en adoptant des mesures contractuelles spécifiques et en limitant le partage de vos renseignements personnels.

La présente Politique relative aux cookies a pour but de clarifier les circonstances dans lesquelles des cookies peuvent être envoyés sur les ordinateurs des visiteurs de notre site. Les cookies sont des informations de nature textuelle envoyées par un site web sur le disque dur ou sur tout autre dispositif de navigation web de l’utilisateur. Les cookies permettent à des sites de conserver les informations nécessaires pour rendre votre navigation plus confortable. Un cookie contient généralement le nom du domaine qui l’a émis, sa « durée de vie » et un identifiant unique sous forme numérique ou autre généré aléatoirement. Certains cookies seront utilisés sur le site, que vous soyez connecté.e à votre compte ou non. 

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Si vous souhaitez nous questionner, nous transmettre une plainte ou une préoccupation concernant notre politique de confidentialité, veuillez acheminer un courriel en utilisant notre formulaire.

Pour de plus amples renseignements au sujet de la protection des renseignements personnels, veuillez consulter le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
 
Pour accéder à vos renseignements personnels ou pour toute question concernant la protection de votre vie privée, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels :
 
Kamila Kacprzynska
Adjointe exécutive et responsable de la protection des renseignements personnels
kamila.k@cmme.ca
(514) 312-0333
Siège social: 400 Sainte Croix Ave, Bureau 1360, Saint-Laurent, Québec, H4N 3L4

Notre Politique peut être mise à jour de temps à autre, afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels au sein de notre organisation. Quoique des avis de mise à jour puissent être utilisés, l’affichage de la Politique révisée sera réputé constituer un avis suffisant. Le fait de continuer à utiliser notre site Internet constitue une acceptation de votre part de cette Politique et de toute mise à jour.
 
La date de la dernière mise à jour de la Politique est le 17 juillet 2024.